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解决文秘工作与档案管理工作关系问题的建议

添加时间:2014-08-08

  一、文秘工作与档案管理工作之间的关系

  文秘工作是保证职能部门正常运转并为决策者服务的一项工作。它在文件、会议、办事等方面从事着辅助性、参谋性、事务性的工作,既不同于领导工作,又不同于业务部门的工作。同社会改造活动一样,文秘工作具有自己的特点。文秘工作中产生的各种各样的文件是档案的主要来源,由于文秘工作中产生的公文还在传递、承办和执行过程中,具有现行效用,故还不能称之为档案,只有其完成了所有公文处理程序后,作为历史记录保存起来以备考查的文字、图像、声音的文书和信息材料才是档案。因此,公文形成是档案工作的起点,规范公文处理,把好公文形成关,是做好档案管理工作的基础。

  文秘工作与档案管理是紧密联系在一起的,二者是有机结合的整体。文秘工作中产生的公文是档案的前身,档案是公文的延续,两者既有同一性,又各自具有个性。两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同,公文记录反映了某一特定人群的社会活动实践或者其他历史档案,是现实的活动;而档案管理是要将这些记录、档案保留下来,其保存的是历史活动记录,它们具有基本相同的物质载体,两者在内容和格式上完全一致。档案管理的前期工作是要对档案进行必要的整理和总结,这就有赖于公文的整理,少了文秘工作对公文的整理,档案管理就不能很好地进行下去。文书档案的价值关键在于档案的质量,而档案资料的质量,又取决于文秘人员和文档管理工作人员的自身素质,高质量的文书档案是建立在规范处理公文的基础之上的,它们既有联系又各自独立。

  二、文秘工作与档案管理工作中存在的主要问题

  1.处理体系不完善

  文秘工作和档案管理工作密不可分,相互相成的,理应形成一个比较完善的体系,协调好两者,以提高机关工作的整体效率。然而,在许多单位,由于制度不健全、程序不够规范,使得两者的工作要求存在一定的差距,文秘工作处理不到位,增加了档案管理工作的难度;档案管理太复杂,文秘工作需使用档案时,往往会浪费大量的时间在借阅档案上。与此同时,越级行文、公文分类不准确等现象的产生,破坏了正常的运行秩序,严重影响了公文的规范立卷和规范归档。

  2.资料不完整

  由于文秘工作是档案管理工作的前提,因此文秘工作中对于公文资料的收集、整理就显得尤为重要。档案需记录的是一个单位全面的、系统的信息,特别是一些重要的资料,必须要完整、安全的保管。当前,虽然公文的处理已经逐步地信息化,但是很多单位的资料还是以纸质版本的居多,文秘处理起来工作量大,容易丢失。这都会直接导致档案管理工作的进展受阻。另外,还有一些细节问题的存在,如:传真不经过复印直接归档,导致文档短期内字迹模糊不清;公文漏号、重号等情况的出现严重影响了档案的质量。

  3.工作人员素质不高

  在一般的企事业单位,很多从事文秘工作的人员都不是受过正规培训的专业人员,专业知识匮乏,加上文秘工作的繁重,更谈不上去进行继续教育,对于涉及专业问题的处理,主观随意性大,综合素质有待提高。例如:按照国家规定标准,公文资料的书写有特定要求,以碳素墨水为佳,尽量避免使用圆珠笔或铅笔。某些从事文秘的工作人员,对工作敷衍了事,材料不按照相关标准书写,出现错误直接在公文上涂涂改改, 既影响了档案的保存质量, 又降低了材料的真实性。

  三、解决问题的建议

  1.提高文秘对档案工作的认识

  提高档案管理工作质量的关键是基础工作要做好,而文秘工作作为档案管理工作的基础工作,是档案管理工作质量的保证。作为文秘,必须从思想上认识到档案管理的重要性,并将文秘工作和档案管理两者有机的地结合在一起,重视两者在工作程序上的紧密衔接。具体工作中,两者要默契的分工合作,各司其职。文秘只有充分地认识到档案工作的重要性,用高标准来严格要求自己,在工作中本着认真负责的态度,规范地处理好每一份公文,尽可能地保证资料的完整、连贯,才能减小档案管理的难度,提升档案管理的质量。

  2.完善公文材料,做好归档收集工作

  文秘部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料,如发现有异常情况,能够及时的处理。具体可以从以下两点着手。一是正确鉴别资料的保存价值。由于在现实工作中,文秘工作会产生大量的资料,有些资料随着现行效用的完成,失去了其保存的社会价值,有些资料再现行事项完成后,却具有储存价值,能使后人通过其载录进行借鉴和利用。对于有保存价值的资料,应按档案整理规范要求进入归档程序,进一步归整,以备平时查阅。二是注重档案管理工作的细节。对于本单位产生的文件,负责人签发后,需将与之相关的所有资料收集完整,按照从上到下,依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整,并统一装订成册,初步完成“件”,由零散“页”到集中归整为“件”,到正式整理时装盒为“卷”,为档案入库做好准备。

  3.引进先进技术,提高档案的现代化管理水平

  利用电子信息系统管理档案信息的收集、传递和开发利用是目前使用比较广泛的现代化管理手段。一名称职的文秘人员同时应该是一名优秀的文书档案管理工作者。因此,要强化系统思维意识,要深刻理解文秘工作不仅仅为当前工作服务,更要对历史负责。在文秘、档案一体化的要求下,建议将办公室常用的0A系统和档案管理系统共同使用,使两者在网上能够完成移交、接受工作,实现信息共享。OA系统将资料保存成电子文件,档案室建立局域网,使所有进入计算机的文档信息均可以实现网上自由查询,通过网络进行广泛的信息交流,使最新信息以最快的速度被获取;同时,将工作成果第一时间反馈给使用部门,甚至可以不受空间限制,并实现文件图像声音的多媒体处理综合利用以及异地查询等,共享档案信息资源。

  4.全面提高文秘人员的综合素质

  文书档案工作具有较强的机密性。因此,文秘人员不仅要具备良好的专业素质,还要具备较高的政治思想理论素质。文秘人员要从思想上,坚决贯彻执行党和国家的各项方针政策,遵守各项法律法规,讲道德、守纪律,具有无私奉献的精神。一份档案从文件资料的收集、鉴别、 分类、管理、组卷、卷宗编制目录、入库摆放等要经过十多道工序,即繁琐又具体。这就要求文秘工作人员不仅要思想敏捷、作风正派、笔头过硬,而且要求他们具有文书档案和其他档案工作的业务知识和操作技能方面的专业技能。由于所有事物都是在不断地发展变化中的文秘工作、档案管理工作也不例外,所以文秘工作人员应重视对自身能力提高的继续教育,从技能、品质等多方面入手,全面提升自身的综合素质。平时工作中,多交流、多学习,树立“活到老,学到老”的理念,在学习中不断升华。

  四、结语

  总之,文秘是档案工作的基础,档案管理是文秘的进一步升华。在一个企业或单位,无论文秘,还是档案管理人员,都应认识到文秘和档案管理的重要性,尽可能地将二者衔接好;同时,不断提升自身素质,做好本职工作,以提高机关的整体工作效率。

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