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校领导确定出访后秘书应做的工作汇总

添加时间:2014-07-31

  随着中国高等教育国际化的推进,校领导经常要代表学校出国访问。这样做,一方面借此来宣传自己学校,让国外高校同行更好地了解自己;另一方面通过出访,更好地了解国外高校的具体情况和发展状况,学习借鉴别人好的教学理念和方法,从而优化学校的教育体系和教学方法,加深彼此的了解,促进交流合作,建立短期或长期的合作关系。当领导确定出访后,秘书要尽快了解此次出访的时间、地点、单位,出访的意图、目的,出访的内容和重点,出访的随行人员,出访的日程安排,出访的各项费用来源,以及希望对方提供哪些帮助等情况。

  一、出访人员的确定和相关申报工作

  当领导确定出访后,秘书应了解清楚出访的基本情况,尽快确定是否有随行人员,以便尽早通知相关人员,使其预留好出访时间,提前做好相关准备。领导随行人员一般包括相关专业技术人员、翻译人员、秘书等。确定出访人员后,应了解出访可能涉及的政策法规,提前准备好相关材料,以便做好出访的申报审批工作。比如上海交通大学的教职工因公出访,需先报所在部门审批,然后网上填写出国申请表进行申报审批,如是校领导,还需报校办预审批。

  学校审批通过后,参照学校国际交流与合作处出国出境服务中签证信息或上海外事办签证办事指南准备签证所需材料。一般包括三方面信息:出访人个人信息、出访人所在单位信息、邀请方信息,其中邀请方提供的邀请信原件很重要,因为大部分国家的签证材料清单中要求提供邀请信原件。因此,应尽早联系邀请单位,请其把符合签证要求的邀请信原件邮寄过来。最后由学校提交已准备好的相关签证材料到上海外事办办理签证手续,办好后学校会通知出访人领取护照等证件,当然出访人也可主动询问签证办理的进展情况。

  秘书平时应注意保留好与领导相关的信息,如护照信息,其中包括护照类型、护照号码、有效期、护照上的姓名等。如护照已过期,还需尽早补办新护照。中国的护照分为以下几类: (1) 外交护照(DiplomaticPasspor)t:一国政府依法颁发给国家元首、政府首脑及高级官员、外交代表、领事官员等人从事外交活动使用的护照; (2) 公务护照 (Service Passpor)t:一国政府依法颁发给国家和政府的一般官员、外交代表机关和领事机关的行政技术人员等人从事公务活动使用的护照; (3) 因公普通护照 (Passport for Public Affairs):一国政府依法颁发给从事除官方活动 (包括外交活动和政务活动) 以外的一切公务活动人员使用的一种护照; (4) 因私普通护照(Ordinary Passpor)t 亦 称 “ 国 民 护 照 ”(National Passpor)t:一国政府依法颁发给本国公民因私人事务出国使用的护照。如有可能,还应保留领导的身份证复印件 (反面)、家庭成员及信息、乘机偏好 (如哪家航空公司,位子靠窗、靠走道还是中间)等,以便在帮领导申报签证时有的放矢。需要注意的是,如果领导出访有随行人员,在申报中,如不是一定要报团的,最好就不要报团,可分别组团出访,以免一人发生情况变化影响其他人的申报进程和结果。

  二、机票查询及预订

  因为国际机票一般比较贵,所以一定要问清楚领导出访时间,再订购机票,以免因改期而增加费用。为了节约开支,可以多咨询几家正规可靠的机票订购代理商,货比三家,以便订购到较便宜的机票。秘书可先从网上查询出发地至目的地的所有航班信息,发给领导供其选择,也可打印出来当面请领导选择确认。

  为保险起见,选择航班后等签证办出来才出票付款,但由于国际机票越早订购价格越便宜,且机票预订好后会有个预留期,所以如没有特别变化,领导确认后即可订购出票。需要注意的是,出票前要向订票代理商了解万一退票、改签等的规定和涉及的费用,如改期怎么办理、费用多少,签证被拒签是否可以退票,退票需要提供什么材料等。出票后最好核实机票的真伪,可以在信天游———电子客票验证官网 上输入电子客票行程单上的 13 位电子票号、行程单号和旅客姓名来验证。最后,可根据领导的乘机喜好替领导提前选好位子,如有的喜欢靠窗位子,有的喜欢靠走廊的位子,有的喜欢中间位子。这样,领导的国际机票订好后,保留好航班信息并发送电子邮件给领导,最好打印出一份纸质版的给领导。为了使领导乘机时得到更大的安全保障、更好的服务和更舒适的环境,一般情况下,在经济允许范围内最好选择直达航班和大型航空公司订购机票。如果没有直达航班,或直达航班费用超出预算,就选择换乘航班,换乘次数越少越好,要注意预留足够的换机时间,每次换乘时间最好 1个半小时以上。

  三、联络工作与出访地情况的了解

  出访前的沟通、交流联络工作十分重要。出访前秘书应积极与对方联系,以确保出访任务的顺利完成。联系的内容包括:(1) 提供我方此次出访的相关信息。 (2)获取对方接待的相关信息。 (3) 想要得到和可能得到的帮助等,为出访做好充分准备。我方出访信息包括出访人员信息、行程安排及出访目的等,以便对方安排接待;向对方获得的信息及帮助包括对方单位介绍、活动安排及相关人员简介、食宿及交通安排、联系人及联系方式、对方需要我方提供的信息及准备事项、邀请信、费用等。这里费用问题尤其重要 (如机票费、食宿费、交通费、会议注册费、签证费用、资料制作费、礼品费),因此需提前与对方沟通了解清楚,哪些是自费的,哪些是对方可以报销和提供的。如果费用由对方提供或报销,要问清对方需我方提供的材料及证明等;如是自费,如礼品费等,需弄清此次出访预算、经费来源及所在部门报销规定等。

  如果领导出访参加国际会议,秘书还需提前为领导办理好会议注册等手续,了解清楚会议举办方是否提供住宿、地面交通 (机场到酒店和会场之间的交通) 及相关信息,一般会议注册时会要求参会人员提供航班信息,酒店选择、饮食习惯 (如是否不吃海鲜,是否是素食主义者,有无忌口) 等信息以便会务组安排。如果会议举办方没有此项服务,秘书还需提前帮领导查询机场到酒店及会场乘何种交通工具及如何乘坐等信息,酒店地址和联系方式,最好有具体联系人及联系方式,包括手机号码和电子邮箱,以便发生紧急情况时寻求帮助。为了方便领导出访,秘书应帮助领导提前做好出访地情况的了解工作,包括出访国家和城市概况、安全情况、交通和饮食情况、文化及语言情况、使用货币、注意事项 (如禁忌)、旅游景点及购物指南、时差、气候与天气情况等,除了使领导顺利完成出访任务,还应尽量使领导此次出访心情舒畅。

  四、出访前物品资料及通讯准备工作

  领导出国访问前,秘书应帮领导准备好出访材料,根据领导要求,文件有些可以是电子版的,有些可以是纸质版的,如出访日程表、航班信息、公共场合的发言稿、致谢词、PPT,旅馆信息、活动联系人及联系方式、出访地情况介绍等。另外,还要准备好一应物品,如礼品、生活必需品 (如常规药品)、办公用具 (如电脑、相机、录音笔等)、差旅费等。

  现代社会通讯发达便捷,办公时刻离不开通讯,因此,秘书还应为领导做好通讯方面的准备工作。如事先确认领导手机是否开通国际长途业务,以便其在出访地保持手机通讯畅通,方便与国内和国外人士随时联系。这项业务可以拨打中国移动公司 10086 或中国联通公司 10010 客服热线查询,如未开通,只要知道领导手机号码和身份证号码即可电话帮其办理,并咨询资费标准,要求以短信形式发到领导手机上。同时,也要帮领导咨询手机上网流量资费标准 (一般很贵),可建议领导在出发飞机起飞前关闭手机数据流量,到达目的地酒店、会场时用其无线网络或有线网络工作,当然最好提前咨询好酒店和会场是否可以使用网络及资费情况。高校领导出国访问的准备事宜相对比较繁杂,但每一项都很重要,俗话说细节决定成败,因此,领导出访成功与否很大程度上和秘书的准备工作有关,秘书应根据实际情况和领导具体要求,尽量为其做好充分的准备工作和提醒工作,使其出访顺利、有效而愉快。

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